ÉTAIENT PRÉSENTS :

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1. Ouverture de l’assemblée et adoption de l’ordre du jour

Simon Bégin préside l’assemblée et souhaite la bienvenue à tous. Après ajout de deux sujets au point Varia (cheminées et bardeaux BP), l’ordre du jour est adopté.

2. Procès-verbal de l’assemblée des copropriétaires du 27 novembre 2013

Sur proposition de Mme Lise Gauvreau, appuyée par M. Jules Marcotte, le procès-verbal est adopté à l’unanimité.

3. Le Regroupement

Simon Bégin fait un rappel de la mission du Regroupement qui est essentiellement de veiller au respect de la Servitude d’aspect, de donner de l’information aux copropriétaires et administrateurs, ainsi que coordonner certaines activités communes à tous, comme par exemple, le déneigement. En rassemblant nos efforts, ensemble nous sommes plus forts.

Il présente les membres du Comité restreint du Regroupement et indique que le comité est à la recherche de nouveaux membres.

Il présente également l’état des finances du Regroupement. Le 31 octobre 2014, le solde en banque était de 2 228 $. La prochaine dépense importante sera probablement une évaluation de la valeur de reconstruction de nos bâtisses que nous verrons au point 8 de l’ordre du jour.

4. Servitude d’aspect

Claire Lavigne souligne un certain nombre de critères qui ne sont pas respectés, soit les toitures (devraient être d’une couleur uniforme et non en deux tons), les fenêtres verticales adjacentes aux portes d’entrée (devraient être brunes comme les fenêtres et non de la même couleur que les portes), les portes (les vitres et les moustiquaires devraient être installées sur la pleine hauteur des portes et non seulement sur une moitié) la couleur des treillis (devrait être acajou), la pruche (devrait être naturelle –  ce qui est contesté puisqu’elle était créosotée au début), ainsi que la construction d’un muret en façade d’un immeuble. Les seuls critères qui sont respectés intégralement sont la couleur du cèdre et les couleurs accent. Étant donné toutes ces entorses à la servitude, elle suggère de laisser le libre choix aux gens en ce qui concerne l’aménagement paysager. L’aménagement paysager fera l’objet d’un vote au point 7 de l’ordre du jour.

Une remarque est formulée à l’effet que, même si tout n’est pas aussi parfait qu’on le souhaiterait,  l’harmonie de l’ensemble de la rue aurait grandement souffert si le Regroupement n’avait pas agi pour le respect de la servitude d’aspect, ce qui suscite l’assentiment général.

5. Responsabilités des locataires

Les locataires ont l’obligation de respecter la déclaration ainsi que les règlements et doivent signer et remettre au Syndicat un Engagement à cet effet. Un formulaire type pour cet Engagement est disponible sur le site Internet du Regroupement (condosjeanroyer.com).

5. Déneigement et permis de déneigement

Permis de déneigement : il est important que tous se procurent ce permis, car la Ville impose d’importantes amendes aux contrevenants et nous courons le risque que la ville cesse de ramasser la neige si nous ne nous conformons pas à ce règlement municipal.  Le coût du permis est relativement minime, soit environ 100 $ par année.

Des copropriétaires demandent s’il est possible de faire affaire avec un entrepreneur autre que M. Rousseau. Simon Bégin explique que le Regroupement ne peut forcer les copropriétaires à utiliser le même entrepreneur, mais qu’en se regroupant nous bénéficions d’un meilleur prix. Une administratrice qui a fait des démarches auprès d’un autre entrepreneur confirme que le prix offert était beaucoup plus élevé.  Des commentaires sont émis à l’effet que déjà, avec deux déneigeurs sur la rue, il est difficile de savoir quand déplacer les voitures. S’il fallait qu’il y ait un plus grand nombre déneigeurs, ce serait la confusion générale.

7. Projet de remplacement de la pruche

Beaucoup de questions et commentaires sont émis avant de passer au vote :

• Q. Est-ce que le prix proposé serait moins élevé si plusieurs faisaient faire les travaux en même temps ? R. Possiblement, mais il est peu probable que plusieurs soient prêts à faire les travaux en même temps.
• Il y a beaucoup de réparations coûteuses à faire sur nos immeubles, il vaudrait mieux mettre la priorité sur le bâtiment plutôt que sur l’aménagement paysager.
• Q. Existe-t-il une garantie sur les matériaux ? R. Les matériaux oui, mais le travail est rarement garanti. Il est important de faire affaire avec un entrepreneur qualifié pour assurer la durabilité de l’aménagement. L’entrepreneur qui nous a remis trois soumissions en septembre 2014 (Les Embellissements Ricour) nous a été recommandé par le fournisseur de matériaux (Pelouses Boulet).
• Avec la pruche, on ne refait pas l’aménagement au complet en une seule fois, on remplace les matériaux endommagés au fur et à mesure.
• Le bois utilisé présentement est un bois traité qui est beaucoup plus durable que les pruches que nous avions à l’origine.
• L’aménagement de murets de béton pourrait augmenter la plus-value de nos copropriétés, mais pourrait aussi augmenter nos taxes.
• Q. Il existe des matériaux de thermoplastique qui ressemblent beaucoup aux matériaux actuels, mais qui sont beaucoup plus durables. Est-ce que nous avons vérifié la possibilité d’utiliser ces matériaux ? R. Oui et on nous a dit que ces matériaux ne sont pas adaptés à nos aménagements.

On passe ensuite au vote.

Première question :

Souhaitez-vous modifier la servitude d’aspect pour permettre le remplacement du bois par du béton dans le choix des matériaux des aménagements paysagers?

Résultat du vote :

            Oui :                20

            Non :               12

            Abstention :       3

Question 2 : (options d’application)

• Option 1: Période de 10 ans pour effectuer le remplacement des matériauxOui :                  1
• Option 2: Cohabitation des deux types de matériaux sans limite de tempsOui :                30
• Abstention :       4
• Nonobstant les résultats du vote, il ne peut être que consultatif vu que nous n’avons pas un nombre suffisant de copropriétaires à l’assemblée pour rendre le vote officiel. Le quorum exige la présence de 41 personnes, alors que seulement 36 copropriétaires sont présents. Une administratrice suggère que, pour finaliser la question, chaque administrateur se charge d’obtenir la signature de tous les copropriétaires de son syndicat sur un formulaire de vote, ce qui est reçu positivement. Le Comité du Regroupement verra à trouver une façon de procéder.

D’ici là, si des murets ou des bordures doivent être remplacés, il faudra utiliser de la pruche.

8. Évaluation de la valeur de reconstruction

Les assureurs recommandent que la valeur de reconstruction de nos bâtisses soit réévaluée aux 5 ans. Cet exercice a été fait en 2010, donc il est recommandé de le refaire en 2015. Cette réévaluation serait payée à même les fonds du Regroupement. Deux soumissions ont été obtenues : 750 $ et 1 250 $ + taxes.  Un copropriétaire indique que les compagnies d’assurance font gratuitement cette évaluation et demande pourquoi nous devrions payer pour la faire faire. Un évaluateur professionnel présent à l’assemblée répond que les assurances ont tendance à surévaluer les valeurs de reconstruction. Il est important d’avoir une évaluation juste, car si nous n’assurons pas au minimum 80% de la valeur de reconstruction, en cas de réclamation, même inférieure au montant assuré, l’assureur ne paiera pas la réclamation au complet.

Sur proposition de Thérèse Samson, appuyée par Louise Roberge, la dépense est approuvée pour 2015.

9. Recherche d’un nouveau président et de bénévoles

Simon Bégin démissionnera bientôt de son poste de président en raison d’un déménagement prochain. Il offre d’assurer la transition avec un nouveau président. Aucun candidat ne s’offre spontanément pour le remplacer, mais M. Vianney Turcotte réfléchira à la question.

Simon demande également la participation de bénévoles au comité, notamment pour prendre en charge

• Le déneigement : Marie Chatigny se porte volontaire
• Les contacts avec la Ville : Jocelyne Hardy délègue son conjoint Gilles Morin
• La servitude d’aspect : poste encore ouvert
• Les communications : poste encore ouvert
• Projets spéciaux : Marion Ferney et Lise Gauvreau
• Soutien technique pour le site Internet : Judith Rohlf

Des remerciements sont ici adressés à Jean Claude Carufel pour avoir, sans aucuns frais, fait développer le site Internet du Regroupement et l’avoir supporté pendant plusieurs années. Il nous prête également gratuitement l’équipement de projection pour nos réunions.

10. Projet pilote de médiation

La Chambre des notaires a mis en place un projet pilote d’une durée d’un an pour la résolution des conflits en copropriété. Elle offre quatre séances d’une durée d’une heure, sans frais. Les détails sont disponibles sur le site Internet de la Chambre à l’adresse suivante : http://www.cnq.org/fr/mediation-en-copropriete.html

11. Varia

Les cheminées

• Q. Font-elles partie des aires communes? R. Oui.
• Q. Est-ce que les frais d’entretien relèvent du syndicat? R. Non, ces frais sont à la charge de chaque copropriétaire.
• Q. Si ma cheminée est non conforme est-ce  le syndicat qui paie pour la rendre conforme? R.Lorsque de nouvelles normes sont émises, elles ne le sont généralement pas rétroactivement, donc tant et aussi longtemps que les cheminées ne sont pas changées pour un autre type de cheminée, les normes originales s’appliquent. Un copropriétaire signale que le rapport du ramoneur confirmant que la cheminée est conforme suffit normalement aux assureurs. Par contre, le remplacement des cheminées pour usure normale est à la charge du syndicat.Location de chambres

Une copropriétaire demande s’il est nécessaire de procéder par acte notarié pour permettre la location des pièces du sous-sol ou si, légalement, une simple entente entre copropriétaires suffit. Line Jacques explique la distinction entre un règlement (entente entre copropriétaires) et une modification de la déclaration de copropriété (qui exige un acte notarié): la déclaration permet l’adoption de règlements, mais à la condition que ceux-ci ne soient pas contraires aux dispositions de la déclaration. Vu que la déclaration interdit la location de chambres, dans ce cas-ci, il faudrait nécessairement une modification notariée de la déclaration.

On demande également quels sont les risques associés à la location de chambres. Cet aspect reste à vérifier.

Q. Est-ce qu’un règlement peut être adopté à l’effet que chaque copropriétaire soit responsable du remplacement de ses fenêtres? R. La déclaration n’interdit pas une telle entente, mais elle n’est pas recommandée puisqu’elle comporte le risque qu’un nouvel acheteur réclame le paiement de ses fenêtres par le syndicat en vertu des dispositions de la déclaration.

Bardeaux BP

Un recours collectif a été intenté contre la compagnie BP suite à de nombreux cas où leurs bardeaux n’ont pas respecté leur durée de vie garantie de 25 ans. Un règlement a été conclu suite à ce recours et les propriétaires admissibles peuvent bénéficier d’une indemnisation calculée en fonction de la durée de vie réelle des bardeaux vs la durée de vie garantie. Des syndicats de notre rue ont pu obtenir des indemnisations de plus de 2 000 $ dans le cadre de ce règlement. La marche à suivre pour soumettre une réclamation est disponible sur le site suivant :  http://www.bpreglementbardeau.com.

Clôture de l’assemblée

Et l’assemblée est close à 21 h.

M. Olivier Della Maggiore       C-1523                        Mme Claire Lavigne               L- 1464

Mme Thérèse Guillot              D-1517                        Mme Jackie Bujold                 L- 1466

M. Simon Bégin                      E-1445                        Mme Louise Boissonnault      N-1480

Mme Line Jacques                 E-1451                        Mme Esther Roux                   P-1502

Mme Thérèse Boisvert           F-1437                        Mme Marie Lessard                P-1506

Mme Célyne Dallaire             F-1439                        Mme Marthe Rousseau          Q-1508

Mme Marie Chatigny             F-1441                        Mme Marie-Pier Godère         Q-1514

Mme Judith Jobidon               G-1427                        M. Guillaume Meloche           Q-1514

Mme Louise Dallaire               H-1428                        Mme Isabelle Dionne             R-1524

M. Dany Quirion                     H-1426                        Mme Louise Roberge             S-1528

Mme Lydia McKenzie             I-1432                         Mme Lise Gauvreau               S-1530

Mme Jocelyne Hardy              I-1434                         M. Dominique Vignola            T-1540

M. Jean Claude Carufel         I -1436                         M. Martin Brisebois                U-1546

M. Stéphane Lemieux            J-1442                         Mme Gisèle Girard                 U-1548

Mme Nathalie Mailloux           J-1444                         M. Jules Marcotte                  U-1550                                    

1. Ouverture de l’assemblée et adoption de l’ordre du jour

Simon Bégin préside l’assemblée et souhaite la bienvenue à tous. Après ajout de deux sujets (Ville de Québec et lustres sur le côté des bâtisses), l’ordre du jour est adopté.

 2. Procès-verbal de l’assemblée des copropriétaires du 16 mai 2011

Le procès-verbal a été distribué à tous les copropriétaires en 2011 et n’a fait l’objet d’aucune objection. Il est donc considéré comme adopté à l’unanimité.

3. Le Regroupement

Simon Bégin rappelle la mission du Regroupement qui est essentiellement de veiller au respect de la Servitude d’aspect qui lie tous les copropriétaires, de donner de l’information aux copropriétaires et administrateurs, ainsi que de coordonner certaines activités communes à tous.

 Il présente les membres du Comité restreint du Regroupement et indique que le comité est à la recherche de nouveaux membres. L’investissement de temps n’est pas énorme. Tout au plus, il demande la participation à 2 ou 3 réunions par année. Le comité aurait par exemple besoin d’une personne qui pourrait aider à la maintenance du site Internet. Claire Lavigne, responsable de la servitude d’aspect, annonce qu’elle démissionne de ses fonctions.

 Il présente également l’état des finances du Regroupement. Le 25 novembre 2013, le solde en banque était de 1 580 $. Les dépenses pour 2013 furent de l’ordre de 735 $ alors qu’elles furent de 629 $ en 2012 et de 510 $ en 2011. La différence s’explique par le coût de 460 $ assumé en 2013 pour la réalisation d’une expertise paysagiste. Le Regroupement a également annulé en 2013 son adhésion au Regroupement des Gestionnaires et Copropriétaires du Québec (RGCQ) car il devenait trop onéreux.

 En réponse à une question, il rappelle que les revenus du Regroupement sont constitués d’une cotisation annuelle de 40 $ pour chacun des 21 syndicats de la rue Jean-Royer (840 $).

 La prochaine dépense importante sera probablement une évaluation de la valeur de reconstruction de nos bâtisses que nos assureurs nous demandent de refaire aux  5 ans. Le coût, qui a été de 500 $ et 1 900 $ dans le passé, pourra varier selon l’évaluateur retenu.

 4. Déneigement

Simon Bégin présente les trois soumissions obtenues par Jean Claude Carufel pour le déneigement. Celle d’Alain Rousseau est la plus avantageuse, d’autant plus qu’elle couvre une période de deux ans. Il rappelle que chaque syndicat est responsable de son contrat de déneigement, mais que le fait de coordonner les soumissions permet d’avoir de meilleurs prix. Il remercie M. Carufel d’avoir effectué ces démarches.

 Certains copropriétaires se plaignent de la qualité du travail de M. Rousseau, notamment du dégagement des entrées au bas de la rue, ainsi que de l’heure du déneigement le matin. Ces lacunes seront signalées à M. Rousseau, mais on invite aussi les copropriétaires à communiquer avec M. Rousseau lorsque le travail n’est pas satisfaisant.

 Permis de déneigement : il est important que tous se procurent ce permis, car la Ville impose d’importantes amendes aux contrevenants. En 2011, des constats d’infraction totalisant plus de 8 000 $ ont été remis à M. Rousseau et il est possible que des contraventions soient éventuellement remises aux copropriétaires. Il faut également éviter que la Ville nous demande un jour de faire sortir nous-mêmes la neige de la rue, ce qui serait très couteux.

 5. Déclarations de copropriété

Simon Bégin explique que le Regroupement avait entrepris des démarches afin de valider la nécessité d’effectuer la mise à jour de nos déclarations de copropriété afin de les rendre conformes aux changements effectués au Code civil en 1994. Deux soumissions ont été obtenues:

≈ 2 142 $ par syndicat par les notaires Côté, Taschereau & als (obtenue en 2012)

≈ 1 921 $ par syndicat par le notaire Sylvain Brisebois (obtenue en 2013)

 Simon Bégin remercie M. Marc Pettigrew d’avoir effectué des démarches auprès du notaire Brisebois.

 Étant donné qu’il s’agit de coûts importants et que des projets de révision des lois de la copropriété sont présentement en cours, il est convenu d’attendre la suite des événements avant d’aller de l’avant avec cette mise à jour. Il est important de savoir par contre qu’en cas de litige, les dispositions du Code civil priment sur celles de la déclaration de copropriété.   

 6. Servitude d’aspect

Simon Bégin rappelle aux copropriétaires que l’ensemble de l’aspect extérieur des immeubles est visé par la servitude, plus particulièrement les matériaux, la couleur et le fini des revêtements. Il invite les copropriétaires à consulter le site Internet du Regroupement (condosjeanroyer.com) pour obtenir les spécifications de couleurs adoptées pour nos condos.

 On signale quelques aspects qui ne sont pas respectés intégralement, soit

• La couleur des bardeaux de toiture : doit être brun foncé.
• Les cheminées doivent être peintes; certains croyaient qu’il y avait une tolérance pour les cheminées en acier inoxydable non peintes, ce qui n’est pas le cas. La Servitude d’aspect exige que l’on respecte les finis appliqués lors de la construction initiale. Les cheminées étaient peintes de la couleur accent à l’origine et doivent continuer de l’être. Il avait été question également que le fabricant annulerait la garantie si elles étaient peintes, ce qui n’est pas le cas.
• Les portes avant : selon les recommandations de l’architecte, les portes vitrées doivent être vitrées sur leur pleine hauteur et doivent respecter un style contemporain.

 On demande s’il y a des normes pour les lustres sur le côté des bâtisses. La réponse est non, car elles ne font pas partie de la servitude d’aspect.

 7. Remplacement des murets et des marches

À la demande des administrateurs réunis en assemblée en 2012, le Regroupement a entrepris des démarches afin de trouver un matériau de remplacement pour la pruche et l’inter-bloc.

 Claire Lavigne présente le projet qu’elle a mené et explique la raison des démarches : les matériaux actuels datent des années 1980 et ne sont plus en usage aujourd’hui, soit en raison de leur faible durabilité dans le temps (bois traité) ou soit que les matériaux ne sont plus sur le marché (pavé de l’allée piétonne).

 Les éléments visés par la servitude d’aspect : les bordures, marches, murets, allées piétonnes et entrées d’auto.

 Une expertise a été réalisée par la firme d’architectes paysagistes Duo-Design et fut remise au Comité restreint du Regroupement. C’est le Regroupement qui a payé les coûts de cette expertise (460 $).

 Pour les bordures, marches et murets, l’architecte paysagiste consulté recommande un béton préfabriqué avec fini à face éclatée comme la brique de nos bâtisses. Ce béton est identique à celui utilisé dans les installations de Bell au bas de la rue. Pour les allées piétonnes, il recommande un pavé modulaire carré si l’inter-bloc n’est pas conservé. Il recommande également que les entrées d’auto demeurent en asphalte. Il insiste sur la nécessité que l’installation soit faite par un entrepreneur qualifié.

 Les critères de base utilisés pour la sélection des matériaux :

• ·        Matériaux durables
• ·        Aucun entretien
• ·        Possibilité de réduire le nombre de paliers et la hauteur des murets selon la configuration du terrain 
• ·        Coût moyen tout en conservant une bonne qualité
• ·        Harmonie avec l’architecture, la couleur et le style des bâtiments
• ·        Disponibilité des produits à long terme

Comme les coûts sont souvent un élément important dans la décision, Claire Lavigne a obtenu des prix comparatifs approximatifs :

 ·        Entrées d’autos

• o   En pruche :                       10 $ / pied linéaire (1 pruche de hauteur)

                                                         17 $ / pied linéaire (2 pruches de hauteur) incl. disposition des déchets et main d’œuvre

• o   En béton :                         14,50 $ / pied linéaire (1 bordure)

                                                         +4,25 $ / pied linéaire pour enlever pruche, murets, disposer des rebuts et main d’œuvre

 ·        Allées piétonnes

• o   Inter-bloc :                        ≈ 10 $ / pied carré pour refaire avec l’inter-bloc actuel
• o   Nouveaux matériaux :      ≈ 36,70 $ / pied carré

 ·        Murets

• o   En pruche :                       ≈ 8,50 $ / pied carré
• o   En béton :                         ≈ 26,00 $ / pied carré

Claire Lavigne a fait une tournée de la rue pour voir les différentes configurations de terrain et le volume de matériaux à remplacer :

            1 pruche de hauteur :             28.5% des terrains

            2 pruches :                              26.1% des terrains

            3 pruches :                              29.7% des terrains

            4 pruches :                              3,5%

            5 pruches :                             5.1%

            7 pruches :                             2.3%

            11 pruches :                            2.3%

C’est donc dire que 55% des terrains ont uniquement 1 ou 2 pruches de hauteur à remplacer.

Des questions et échanges ont lieu entre les participants à la rencontre à ce sujet. Certains sont en faveur du projet de changement des matériaux, d’autres pas : il n’y a pas de consensus. Plusieurs suggestions sont faites, i.e. accepter autant la pruche que le béton, ne pas mettre d’échéancier, mais l’harmonie de notre quartier pourrait en souffrir.  

Simon Bégin rappelle que la décision de préciser un changement de matériaux doit être entérinée par une majorité de copropriétaires visés par la servitude d’aspect. Il demande aux participants si le Regroupement doit continuer à aller de l’avant avec ce projet ou s’il doit y mettre fin. 

On prend un vote, à savoir si le comité doit continuer ses démarches ou y mettre fin immédiatement : 7 copropriétaires se prononcent contre la poursuite des démarches et 20 sont en faveur de continuer d’évaluer la faisabilité du projet pour éventuellement cheminer vers une prise de décision à ce sujet.

Les copropriétaires pourront discuter du projet avec les membres de leur syndicat et une décision finale pourra être prise lors d’une prochaine assemblée des copropriétaires. D’ici là, si des murets ou des bordures doivent être remplacés, il faudra utiliser les matériaux actuels.

8. Points d’information demandés

Lors de la dernière assemblée des copropriétaires, ceux-ci avaient demandé à ce que le Regroupement trouve des informations sur certains sujets. Simon Bégin présente les résultats des recherches du Comité à ce sujet :

Responsabilités des locataires

Les locataires ont l’obligation de respecter la déclaration et les règlements et les copropriétaires doivent leur faire signer un Engagement à cet effet et le remettre au Syndicat. Des formulaires types pour ces documents furent préparés par le Comité et sont joints à ce procès-verbal. 

Circulation automobile dans la rue

Aucune mesure, dos d’âne ou autre, n’a été proposée par la Ville jusqu’à maintenant pour réduire la vitesse étant donné l’étroitesse de notre rue.  La collaboration de tous est demandée.

 Ressources sur la gestion d’une copropriété et la résolution des conflits

• Manuel de gestion d’un syndicat de copropriété – édition pour petites copropriétés (39,95 $ chez Renaud-Bray et Archambault, aussi disponible en ligne) – le Regroupement en a un exemplaire et peut le prêter pour de courtes périodes
• Site Condolegal.com
• Site Condoressources.com
• Médiation
• Proposition de tribunal dédié à la résolution des conflits en copropriété (projet du gouvernement)
• Certaines compagnies d’assurance offrent gratuitement des consultations téléphoniques auprès d’un avocat (assurance assistance juridique)

 Un article publié par Cyberpresse dresse le portrait du copropriétaire modèle qui aide à éviter les conflits. Une copie de cet article accompagne ce procès-verbal.

 La Ville de Québec

M. Dominique Vignola nous signale que le délai maximum pour faire une réclamation auprès de la Ville est de 15 jours. Même pour une demande qui était bien légitime, la Ville n’a rien voulu entendre vu que le délai était dépassé.

Une carte de l’état des rues de la Ville a été publiée récemment. Il est clairement indiqué que l’état des infrastructures de la rue Jean-Royer est prioritaire relativement à la nécessité de réaliser des travaux. On peut donc s’attendre à des réparations prochainement.

Soumissions pour divers travaux

M. Trottier a remis au Regroupement deux soumissions pour divers travaux que nous aurions avantage à faire faire pour la rue au complet, i.e. ramassage des feuilles et déneigement des toitures.

7. Clôture de l’assemblée

Il est prévu qu’une réunion des administrateurs aura lieu en 2014 et une réunion des copropriétaires en 2014 ou 2015.

1.  Adoption de l’ordre du jour

 Après ajout de quatre sujets, soit :

• Permis de déneigement
• Déclaration de copropriété
• Éclairage dans les passages
• Mesures de ralentissement de la vitesse sur la rue

    l’ordre du jour est adopté à l’unanimité sur proposition d’Isabelle Vincent, appuyée par Judith Rohlf.

 2.  Adoption du procès-verbal de la dernière réunion des administrateurs 

 Sur proposition de Lise Gauvreau, appuyée par Jules Marcotte, le procès-verbal de la réunion des administrateurs du 1 décembre 2009 est adopté à l’unanimité.

 3. Rappel des objectifs du regroupement 

 Simon Bégin revoit la mission du Regroupement, soit :

• Voir au respect de la servitude d’aspect
• Donner de l’information aux copropriétaires et administrateurs
• Coordonner certaines activités communes à toutes les copropriétés

 4. Situation financière du Regroupement

 Line Jacques présente les dépenses de roulement des trois dernières années qui sont de l’ordre d’environ 500 $ par an. Le total des cotisations annuelles étant de 840 $, après déduction des dépenses de roulement, il reste quelque 300 $ qui sont accumulés pour des dépenses spéciales. Le montant accumulé jusqu’à maintenant est de 1742 $ avant l’ajout des contributions de cette année. Les dépenses spéciales faites par le regroupement dans les dernières années sont : expertise architecturale, déneigement des trottoirs et évaluations de la valeur de reconstruction (nécessaires pour les assurances et à refaire aux cinq ans environ).

 5. Rappel des règles de la servitude d’aspect

 Claire Lavigne explique que des obligations légales sont reliées à nos copropriétés et présente des extraits des documents visant la servitude d’aspect :

 Extrait de la Déclaration de copropriété :

Page 1 – Préambule  3)

Cet immeuble bénéficie et est également sujet à une servitude d’aspect tel qu’établi aux termes d’un acte reçu devant le notaire soussigné le 3 juillet 1980, et dont copie a été enregistrée à Québec, le 15 juillet 1980, sous le numéro 989,347.

 Extrait de la Servitude d’aspect :

Les comparants déclarent établir par les présentes une servitude d’aspect par destination de père de famille quant à l’aspect extérieur des maisons érigées ou à être érigées sur les groupes d’immeubles ci-après mentionnés, notamment quant à la couleur des revêtements extérieurs desdites bâtisses de telle sorte que les matériaux utilisés pour le revêtement extérieur desdites bâtisses ainsi que le fini et la couleur de ceux-ci ne puissent être modifiés par rapport à la nature et à la couleur des revêtements extérieurs installés ou appliqués lors de la construction initiale, sans l’accord majoritaire des propriétaires desdits immeubles ici affectés mutuellement.

 Elle précise que toute modification à l’aspect extérieur des immeubles est soumise à la servitude d’aspect, et qu’elle doit donc être faite après avoir obtenu l’accord majoritaire de tous les copropriétaires de la rue.

 De manière générale, l’ensemble de l’aspect extérieur des immeubles est visé par la servitude. De manière plus spécifique, les éléments visés par la servitude d’aspect sont les matériaux, la couleur et le fini des revêtements extérieurs, notamment :

• La brique
• Les parements de cèdre et treillis
• Les fenêtres et panneaux décoratifs
• Les portes de patio
• Les garde-corps des balcons et limons des escaliers
• Les portes, mains courantes et cheminées
• Les balcons, perrons, et marches des escaliers
• Les toitures

Elle explique le bien-fondé d’une telle servitude d’aspect, soit : tous les copropriétaires doivent avoir l’assurance que l’apparence extérieure des édifices qui voisinent le sien ne feront pas l’objet de transformations majeures qui auraient pour effet de diminuer la valeur de leur propriété. En conclusion, elle nous fait remarquer qu’il est plus agréable de vivre dans un environnement harmonieux et plus facile de vendre quand vient le temps de quitter.

 Les spécifications de couleurs sont précisées sur le site Internet du regroupement (condosjeanroyer.com). Claire Lavigne demande aux administrateurs de communiquer avec elle pour toute question reliée à la servitude d’aspect.

 Elle a fait une tournée de la rue cette semaine et remarqué qu’il y a eu un relâchement des normes dans les dernières années, notamment : les portes de patio (certaines parties intérieures des portes sont visibles de l’extérieur – elles devraient être noires plutôt que blanches), les cadres de fenêtre près des portes (grandeur modifiée), dessus du petit mur qui va du balcon jusqu’au grand mur de cèdre (recouvert de fibre de verre alors qu’il devrait être de la couleur du cèdre).

 Un administrateur demande s’il y a obligation de peindre les cheminées. La réponse est oui car elles doivent être similaires aux cheminées d’origine en vertu de la servitude d’aspect. Il y a plusieurs années il avait été convenu de les laisser à nu, car la Quincaillerie Durand affirmait que leur fournisseur  annulerait la garantie si elles étaient peintes. Cependant, après avoir communiqué avec ce fournisseur, nous avons obtenu une confirmation écrite que la garantie serait maintenue, même si elles étaient peintes. Il est ensuite convenu de discuter à nouveau de ce sujet lors de la prochaine assemblée de tous les copropriétaires.

  6. Avis du Service des incendies de la Ville de Québec

 Une copropriété de notre rue a reçu un avis du Service de prévention des incendies concernant l’accumulation de matériel dans les espaces communs du sous-sol. En vertu des règlements de la Ville de Québec (RVQ 1207 – art. 9) les issues et les accès aux issues de tout bâtiment doivent être libres en tout temps et (RVQ 1207 – art. 4) les chambres d’équipement électrique doivent rester fermées à clé pour empêcher quiconque n’est pas autorisé d’y avoir accès.  Recommandation : enlever tous les objets dans le corridor. Il ne doit pas avoir présence d’entreposage dans un accès à l’issue.

 7. Murets et marches

 Simon Bégin mentionne que les murets et marches de pruche sont fréquemment endommagés, notamment par le déplacement des bacs de vidange et le déneigement. Certains copropriétaires voudraient changer leurs murets et marches. Il demande aux administrateurs s’ils croient opportun d’obtenir un avis d’expert pour le remplacement de la pruche par un autre matériau. Cette demande est approuvée sur proposition de Jean Claude Carufel, appuyé par Judith Rohlf,

 Sur proposition de Jean Claude Carufel, appuyé par Judith Jobidon, il est également convenu qu’aucun syndicat ne procèdera à une réfection de ses murets et marches qui impliquerait un changement de matériau avant que cette expertise ne soit faite.

 8. Permis de déneigement

 Le règlement municipal exigeant un permis de déneigement pour déposer la neige à la rue n’avait pas été appliqué dans notre rue avant l’hiver 2010-11. À la fin de l’année 2011 notre déneigeur a reçu plus de 8 000 $ d’amende vu l’absence de permis. La majorité des copropriétaires ont alors rapidement obtenu un permis pour l’année en cours.

 Suite aux démarches de Jean Claude Carufel et de Simon Bégin après de divers représentants de la Ville de Québec, il a été convenu que la Ville n’exigerait pas de permis pour l’année 2011-2012 de la part de ceux qui avaient payé leur permis 2010-2011, vu que nous avions été informés de l’application du règlement seulement à la fin de l’année. À partir de cette année, il n’y aura aucun passe-droit. La Ville a été très ferme à ce sujet. Ces permis doivent être affichés à un endroit visible de la rue.

 Autant les résidents que notre déneigeur s’exposent à de fortes amendes aux endroits où il n’y aura pas de permis. Notre déneigeur aura comme directive de ne pas déneiger ces stationnements.

 9.  Déclaration de copropriété

 Simon Bégin explique avoir réalisé des démarches auprès de notaires relativement à la révision des déclarations de copropriété de la rue. Il mentionne que la réforme du Code civil de 1994 aurait changé certaines règles de la copropriété, ce qui fait que certaines clauses de nos déclarations sont contraires aux dispositions du Code civil. En cas de divergence entre les deux, ce sont les dispositions du nouveau Code civil qui seraient appliquées. Cette situation pourrait causer de la confusion et induire des copropriétaires en erreur. Il est donc recommandé par les notaires de procéder à une réécriture de nos déclarations. Pour ce travail, les honoraires des notaires Côté, Taschereau Samson Demers consultés par Simon, seraient d’approximativement :

• Première déclaration :                    4 000 $
• 20 déclarations subséquentes :   2 000 $ chacune
• Servitude d’aspect                            1 000 $

Chaque syndicat devra éventuellement renouveler sa propre déclaration. Il n’est pas possible d’avoir une seule déclaration de copropriété pour toute la rue, car nous serions alors tenus d’avoir une seule administration pour toute la rue. Il n’y a pas urgence de procéder à la réécriture, mais les syndicats devraient prévoir un montant à cet effet dans leurs budgets pour le faire éventuellement. Simon fera éventuellement d’autres démarches au nom du Regroupement auprès d’autres notaires pour obtenir de meilleurs prix.

 10. Assemblée des copropriétaires en 2013

 Une réunion de tous les copropriétaires est prévue pour 2013. Les administrateurs suggèrent que les points suivants soient mis à l’ordre du jour :

• Ressources disponibles pour aider à résoudre les conflits
• Responsabilités des locataires
• Comment bien vivre en copropriété pour les nouveaux copropriétaires

 11. Varia

 Déneigement : on demande s’il serait possible de changer de contracteur, car le travail n’est pas toujours bien fait. Jean Claude signalera la plainte à A. Rousseau. Également, le dépôt de la neige du côté sud de la rue cause des problèmes aux résidents de ce secteur. Nous n’avons pas le choix, car c’est la Ville qui ramasse la neige et qui a décrété cet endroit, autrement nous devrions assumer le coût du transport de la neige, ce qui entraînerait des coûts faramineux.

Chauffe-eau : l’installation d’un grand bassin sous les quatre chauffe-eau, avec boyau d’évacuation dirigé vers le drain, peut être une solution intéressante pour éviter les dégâts d’eau.

Clapet anti-refoulement : n’est pas au même endroit dans toutes les copropriétés. Se trouve souvent dans la chambre du sous-sol appartenant à la copropriété située aux 2^e étage à l’avant de l’immeuble, mais on en trouve aussi dans le corridor ou sous l’escalier du sous-sol.

Éclairage du rez-de-chaussée : le facteur s’est plaint du peu de clarté dans certains corridors d’entrée. Une copropriété a installé un détecteur de mouvement. Également, les senseurs contrôlant les heures d’éclairage peuvent être ajustés pour démarrer plus tôt.

Diminution de la vitesse sur la rue : un administrateur constate qu’il y a beaucoup d’automobilistes extérieurs qui roulent très vite dans la rue.  Il suggère de mandater le Regroupement d’effectuer des représentations auprès de la Ville afin d’installer des mesures de modération de la vitesse (dos d’âne) aux coins sud-est et sud-ouest de la rue et possiblement, de marquer une limite de vitesse sur la rue, car il y a de forts risques d’accidents présentement. Sur proposition d’Alain Tremblay, appuyé par Judith Jobidon, cette proposition est adoptée.

Et l’assemblée est levée à 20 h 30.

PROCÈS-VERBAL de la réunion des copropriétaires de la rue Jean-Royer du lundi 16 mai 2011, à 17 h 30, à la Salle 115 du Centre sportif de Sainte-Foy, 930 rue Roland-Beaudin, Québec.

ÉTAIENT PRÉSENTS :

1. Ouverture de l’assemblée

Jean Claude Carufel préside le début de l’assemblée et souhaite la bienvenue à tous.

2. Adoption de l’ordre du jour

Après l’ajout de six sujets au point Varia (arbres / stationnement / fenêtres / treillis / rideaux de balcon / gouttières), l’ordre du jour est adopté sur proposition de M. Dominique Vignola, appuyé par Mme Bernadette Desrosiers.

3. Adoption du procès-verbal de l’assemblée des copropriétaires du 2 décembre 2008

Sur proposition de Mme Judith Jobidon, appuyée par M. Jules Marcotte, le procès-verbal est adopté à l’unanimité.

4. Nouveaux co-présidents

Jean Claude Carufel se retire de la présidence du comité restreint du Regroupement et présente ses remplaçants, soit Geneviève Verreault-Tremblay et Simon Bégin, tous deux avocats. Simon Bégin explique le rôle du comité restreint et mentionne qu’il se donne comme mandat futur la réécriture de la déclaration de copropriété. Cette réécriture est importante afin d’éviter la confusion suite à la refonte du Code civil de 1994. Les nouvelles dispositions du code priment sur celles des anciennes déclarations, mais peu d’administrateurs et de copropriétaires connaissent ces changements.

5. Rôle du comité du regroupement La mission du comité est essentiellement de :

• Voir au respect de la servitude d’aspect

• Donner de l’information aux administrateurs et aux copropriétaires

• Coordonner certaines activités communes à toutes les copropriétés

Un survol est fait des projets réalisés par le comité dans les années passées.

6. Foyers

Jean Claude Carufel a découvert les faits suivants concernant la conformité de nos foyers :

• Aucun de nos foyers n’est conforme à la réglementation.

• Il s’agit de foyers Richard LeCroff importés de France qui n’ont jamais été approuvés par le gouvernement du Canada et nous sommes probablement les seuls à en avoir.

• Certains assureurs acceptent de les assurer et d’autres pas.

• Que le foyer soit en brique au centre ou en coin, le problème demeure le même.

• On ne peut changer uniquement la cheminée car ça ne change rien à la non-conformité.

• Nos cheminées peuvent être homologuées à 1100°F ou à 2100°F, car il s’agit de foyers d’ambiance et non d’appareils de chauffage ou de poêles à combustion lente.

• Ceux dont la cheminée est installée près du mur mitoyen, dans la même colonne que celle du condo voisin (foyers au sous-sol), ne sont pas réglementaires.

• Suite à des incendies importants dans la région de Montréal, certaines municipalités ont resserré leurs normes. Ce n’est pas le cas à la Ville de Québec pour l’instant, mais la Ville de Repentigny exige maintenant qu’une gaine de protection de 45 minutes soit ajoutée à tous les foyers,

• Pour ajouter cette gaine, on doit démolir le mur intérieur ou extérieur. Le coût de l’opération par copropriétaire est d’environ 5 000 $

• Une solution moins dispendieuse pourrait être l’installation d’un nouveau foyer au propane (environ 4 000 $). Ce type de foyer fonctionnerait avec les cheminées actuelles.

• À ce montant il faut ajouter la location d’une bonbonne de propane (environ 70 $/an et 300 $ par remplissage) et les coûts d’installation.

• Il faut aussi prévoir un endroit à l’extérieur où l’installer. Elle doit être à une distance de 10 pieds de toute source électrique. Question d’un copropriétaire : est-ce que les cheminées doivent êtres peintes ou non ? La réponse est « oui ». La Quincaillerie Durand nous avait déjà mentionné que la garantie serait annulée si elles étaient peintes. Il s’agissait selon eux d’une exigence de leur fournisseur, mais après vérification auprès de ce dernier, on nous a assuré que ce n’était pas le cas. Durand a, par la suite, confirmé que si le fournisseur maintenait sa garantie, la Quincaillerie Durand l’honorerait aussi.

7. Déneigement

Jean Claude Carufel explique la situation concernant les permis de déneigement :

• Depuis plus de 25 ans, notre déneigeur déposait la neige de nos stationnements dans la portion sud de la rue et la Ville venait la ramasser une fois la tempête terminée.

• Depuis 3 ans, la Ville de Québec interdit le dépôt de la neige dans la rue.

• Nous n’avions jamais eu de problème de ce côté auparavant, car nous avions un droit acquis avec la Ville de Ste-Foy.

• Cette année, la Ville de Québec a décidé de faire respecter le règlement par tous les citoyens et a même embauché des patrouilleurs à cet effet.

• Les 4 et 11 mars 2011, la Ville a émis 25 contraventions à notre déneigeur pour un montant total de 8 700 $.

• Pris de panique, ce dernier nous a contactés et nous avons communiqué avec René Laroche, contremaitre aux Travaux publics de la Ville de Québec qui nous a expliqué la réglementation.

• Nous avons ensuite contacté notre présidente d’arrondissement, Mme Francine Lortie. • Cette dernière nous a expliqué que chaque copropriétaire devait se munir d’un permis au coût minimum de 86,55 $, même si c’était la fin de l’hiver, car une autre tempête allait générer de nouvelles contraventions. • Plus de 65 copropriétaires ont acheté leur permis.

• Il était entendu avec le déneigeur que s’il y avait tempête et qu’il déneigeait les contrevenants, nous ne pourrions intervenir.

• Notre nouveau co-président, Me Simon Bégin, s’est occupé de contester toutes les contraventions auprès du procureur de la Ville.

• Nous avons rencontré Mme Lortie pour lui expliquer le problème des contraventions et surtout, pour préparer une entente à long terme avec la Ville.

• Cette entente devrait prévoir que chaque copropriétaire achète annuellement le permis et que notre déneigeur puisse continuer de déposer la neige au bas de la rue. Question d’un copropriétaire : a-t-on besoin d’un permis si nous faisons nous-mêmes notre déneigement ou si nous faisons installer un garage. Réponse : oui, car il n’y a pas d’endroit autre que la rue où déposer la neige. Il ne s’agit pas uniquement de la neige des stationnements, il y a aussi les entrées piétonnières.

8. Balcons

Line Jacques présente quelques possibilités pour ceux qui doivent refaire des balcons cette année – en ordre croissant de coût :

• Refaire avec les matériaux originaux (« cresson » et peinture).

• Réparer les parties endommagées et ajouter une surface de fibre de verre sur place (C.R. Authentique – Martin Lagacé) – très bons résultats obtenus.

• Réparer les parties endommagées et ajouter une surface de PVC sur place (Duradek).

• Remplacer la surface actuelle par une nouvelle surface de fibre de verre préfabriquée (Balcons Rampes Expert) – quelques problèmes parfois avec l’ajustement des nouvelles surfaces.

• Remplacer la surface actuelle par une nouvelle surface préfabriquée, avec fibre de verre des deux côtés (Balco Tech) – près de 2 000 $/balcon.

9. Assurances

Line Jacques présente quelques précisions concernant nos couvertures d’assurance :

• Améliorations locatives

 Le syndicat assure la valeur originale

 Le copropriétaire assure seulement la « plus value » des modifications • Valeur assurée de l’immeuble

 Les assureurs exigent 80% de la valeur de reconstruction

 Mais le Code civil exige que le syndicat assure 100% de la valeur de reconstruction de l’immeuble

10. Gestion de la copropriété

Le Regroupement a acheté un exemplaire du Manuel de gestion d’un syndicat de copropriété divise au Québec – Édition pour les petites copropriétés. Tous les copropriétaires peuvent l’emprunter pour une semaine en communiquant avec Line Jacques qui en profite pour présenter le « portrait du copropriétaire modèle », selon un article paru dans Cyberpresse, Le bon copropriétaire :

• Lit les règlements de l’immeuble avant d’acheter l’appartement.

• Se conforme ensuite aux règles de l’immeuble qui sont là pour assurer l’harmonie entre les résidents.

• Se montre tolérant envers ses voisins et accepte qu’ils puissent à l’occasion recevoir des amis.

• Se montre cordial avec ses voisins, sans nécessairement être obligé de les inviter à prendre un café chez lui.

• Est généralement peu bruyant et convient que ses voisins ont besoin de dormir la nuit.

• Sait gérer l’espace restreint de sa copropriété, sans s’étendre dans le corridor ou encombrer son balcon.

• Respecte les décisions de son syndicat de copropriétaires, ou s’implique lui-même s’il veut faire valoir son point de vue.

Question d’un copropriétaire : que peut-on faire quand on est le seul à faire tout le travail. Réponse : établir un taux horaire et se faire payer pour le travail. C’est ce que plusieurs administrateurs font déjà et c’est d’ailleurs ce qui est suggéré dans le Manuel de gestion mentionné plus haut.

11. Servitude d’aspect

Claire Lavigne est le membre du comité responsable de la servitude d’aspect. En son absence, Line Jacques présente quelques observations :

• Effet d’entraînement : les gens ont tendance à imiter les changements observés chez les copropriétés voisines. Ces changements ne respectent pas nécessairement les normes établies par l’expertise architecturale de 2000. Il est important de vérifier ces normes avant de procéder.

• Points à surveiller : En 2008 Claire Lavigne a fait une tournée de toutes les copropriétés afin de voir à quel point ces normes étaient respectées. Les plus importantes dérogations étaient :

 Portes moustiquaires et portes vitrées : les ouvertures devraient être pleine hauteur, ce qui n’est pas respecté partout. Il est aussi important que les portes soient de style contemporain comme nos immeubles.

 Portes de patio : doivent être noires et on ne doit pas voir la partie blanche de certains types de portes de l’extérieur.

• Autres dispositions de la déclaration de copropriété : certaines exigences sont rattachées à la servitude d’aspect, mais la déclaration de copropriété établit aussi d’autres exigences, par exemple, la nécessité d’obtenir l’approbation des administrateurs ou copropriétaires avant de faire des travaux dans leurs parties privatives.

12. Varia

• Arbres : Claire Lavigne a obtenu les précisions suivantes de la Ville :

 Les arbres appartenant à la Ville sont ceux situés entre « l’entrée d’eau de la Ville » dans la bâtisse et « la rue ».

 La Ville se charge de faire l’élagage de ces arbres aux trois ans sans qu’il soit nécessaire de les appeler.

• Récupération : on retrouve souvent des objets non recyclables dans les bacs. Geneviève Verreault nous a apporté des fiches décrivant les articles recyclables à Québec. L’information est également disponible sur le site Internet de la Ville.

• Réservoirs à eau chaude : Geneviève Verreault nous signale que ces réservoirs ont une durée de vie de 10 ans et que plusieurs assureurs exigent qu’ils soient changés après cette période.

• Stationnement d’hiver : Dominique Vignola a fait beaucoup de démarches afin de tenter d’obtenir quelques concessions de la Ville pour le stationnement d’hiver sur la rue Jean-Royer, mais sans succès. La Ville invoque des raisons de sécurité (ex : le passage des camions incendie) et offre comme solution de rechange l’achat de vignettes (75 $) qui permettraient le stationnement sur les rues avoisinantes (Ranvoyze/Vigneault). On nous signale que la fin de l’interdiction de stationnement a récemment été changée du 15 avril au 30 mars.

• Changement de fenêtres : plusieurs questions sont posées concernant le besoin de changer les fenêtres et la méthode de paiement. Plusieurs de ces questions relèvent de l’administration du syndicat et il n’appartient pas au Regroupement de trancher. Quelques administrateurs nous font part de leur expérience à ce sujet :

 CAA Habitation a fait une expertise dans une copropriété (coût de 300 $). Leur rapport indiquait que les fenêtres étaient de très bonne qualité et encore en très bon état. Selon eux, des fenêtres de cèdre comme les nôtres devraient durer encore plusieurs années.

 Les mêmes commentaires ont été émis par un vitrier quand le Regroupement a obtenu des soumissions il y a quelques années.

 Il est normal cependant, après 25-30 ans, d’avoir à remplacer certains thermos.

 Pour des réparations de fenêtres on peut faire appel aux Entreprises Jacques Gingras ou à la compagnie P.E. Fraser. Une copropriété a aussi fait appel à Aluminium Tremblay pour réparer et recouvrir une fenêtre extérieure d’aluminium.

• Treillis : on demande s’ils doivent être peints de couleur acajou ou réglisse. L’expertise architecturale laisse le choix entre ces deux couleurs, mais la plupart ont opté pour la couleur « réglisse ».

• Rideaux de balcon : certains utilisent les rampes de balcon pour sécher du linge, ce qui peut contrevenir à un règlement de la Ville qui interdit les séchoirs et cordes à linge à plusieurs endroits.

• Gouttières : on demande si quelqu’un d’autre que M. Boucher fait le nettoyage des gouttières, car ses taux sont élevés. Ce service est aussi offert par Éric Desjardins et certains ramoneurs l’ont même fait sans frais en même temps que le ramonage des cheminées. On suggère également l’installation d’un pare-feuilles. Sur proposition de Dominique Vignola, appuyé par Bernadette Desrosiers, l’assemblée est levée à 9 h.