PROCÈS-VERBAL de l’assemblée des administrateurs des condos Jean-Royer, tenue le mardi 15 mai 2007 à 19 h 30 au Centre de loisirs Saint-Louis-de-France, 1560 Route de l’Église à Sainte-Foy.

1. OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE

Sur proposition de M. Jules Marcotte, appuyé par Mme Marie-Claude Roussel, l’assemblée est déclarée ouverte.

2. ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR

Quatre points sont ajoutés à l’ordre du jour : présence de rats, déneigement, planchers de bois et portes extérieures. Sur proposition de Mme Rachel Vogel, appuyée par Mme Judith Rohlf, l’ordre du jour modifié est adopté à l’unanimité.

3. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L’ASSEMBLÉE DU 26 AVRIL 2006

Sur proposition de M. Jules Marcotte, appuyé par Mme Judith Rohlf, le procès-verbal de l’assemblée du 26 avril 2006 est adopté à l’unanimité.

4. DÉMARCHES AUPRÈS DE LA CAISSE POPULAIRE

En vertu de l’entente prise avec la Caisse, tous les condos Jean-Royer sont exemptés des frais d’utilisation (code ADM). Seuls les frais de relevé de compte de 5 $ par mois continueront d’être exigés. Jean-Claude Carufel a communiqué à la Caisse les numéros de compte de tous les condos qui font partie de cette entente. Les syndicats U et J nous informent que des frais d’utilisation sont encore portés à leurs comptes. Jean-Claude Carufel communiquera avec Mme Dussault pour faire corriger.

La Caisse utilise maintenant des formulaires de chèques adaptés à l’imagerie électronique. Si vos chèques comportent des cases pour la date, vous possédez les bons formulaires. Sinon, vous devrez les échanger sans frais à la Caisse.

5. CHEMINÉES

Ramonage : Ramonage Lavoie nous offre ce service au coût de 25 $ au lieu du coût habituel de 125 $, mais demande de faire faire le travail avant le 15 juin. L’entreprise nous remettra un document confirmant que notre cheminée est conforme pour fins d’assurance. Les gens intéressés sont priés de communiquer avec Raymond Renaud au 658-3936. Même les cheminées qui ne sont pas utilisées ou qui le sont très peu devraient quand même être ramonées à chaque année, car des nids d’oiseaux ou autres objets peuvent s’y être logés en cours d’année. Cela permettra également de déceler des défectuosités, comme par exemple l’affaissement de la laine isolante qui peut se produire avec le temps.

Conformité aux normes : Jean-Claude Carufel a vérifié auprès de la Quincaillerie Durand pour savoir si nos cheminées, qui ont une tolérance de 1 100 degrés, sont conformes aux normes du bâtiment. La réponse est oui car nous ne possédons que de petits foyers d’appoint. Si nous avions des poêles à combustion lente cependant, elles ne rencontreraient pas les normes d’aujourd’hui.

Coût de remplacement : Jean-Claude Carufel a obtenu un prix de la Quincaillerie Durand, soit 2 100 $ à 2 200 $. Ce coût ne comprend cependant pas les travaux particuliers qui pourraient être nécessaires en raison de la configuration de certaines cheminées (ex. : il peut être nécessaire de démolir une partie de la brique pour remplacer la cheminée du foyer situé au sous-sol, car celle-ci comporte deux coudes de 45o). Le coût de remplacement est aux frais des syndicats. Quincaillerie Durand nous a également informés que la garantie de 25 ans sera annulée si la cheminée est peinte, même si cette peinture était faite en usine. Le coût de la peinture en usine est de 50% du coût d’achat de la cheminée.

6. RECOUVREMENT D’ALUMINIUM POUR LES FENÊTRES

Il existe une solution moins coûteuse que le remplacement complet des cadres de fenêtres quand ceux-ci sont endommagés. La compagnie Aluminium Tremblay remplace uniquement les parties endommagées et pose ensuite un recouvrement d’aluminium sur toute la surface du cadre. Ce produit est garanti pour 20 ans, est offert en différentes couleurs, ne nécessite aucune peinture et coûte beaucoup moins cher (300 $/fenêtre) que le remplacement complet par un cadre tout en bois (680 $) ou en bois recouvert de PVC (850 $) ou en bois recouvert d’aluminium (800 $). Vous pouvez voir le résultat au 1451 Jean-Royer (fenêtres côté sud à l’entrée au rez-de-chaussée et au 2e étage). La couleur choisie était le brun commercial qui est quasi identique au brun spécifié par notre architecte.

Un tel recouvrement pourrait aussi être une solution intéressante quand viendra le temps de rénover les parements de contreplaqué au-dessus des fenêtres.

7. LAVEUSES/SÉCHEUSES – DIMENSIONS DES NOUVEAUX APPAREILS

Judith Jobidon nous informe que plusieurs nouveaux modèles de laveuses/sécheuses, et plus particulièrement ceux à chargement frontal, demandent un dégagement de 4 pouces à l’arrière et sont trop gros pour nos placards existants.

8. PLANS DES COPROPRIÉTÉS

Les plans de nos copropriétés sont disponibles à l’ancien Hötel de ville de Sainte-Foy. On peut en obtenir des copies en communiquant avec Mme Jane Komenda au 641-6301. Il s’agit des plans du contracteur (il y a environ 10 pages au total) et on peut obtenir des copies des pages qui nous intéressent au coût de 3 $ chacune.

9. ASSURANCES

Jean-Claude Carufel nous informe que notre valeur assurée passera à 8,9 millions cette année, soit une augmentation de 6%. Notre prime augmentera de 4%, soit environ 20 $ par syndicat. Il a bien essayé de faire baisser le montant de la franchise, mais la compagnie d’assurance refuse vu qu’il y a encore eu des réclamations pour dégâts d’eau dans la dernière année. Par contre, après paiement de toutes les primes, le courtier et la compagnie nous remettront une ristourne de 1 200 $ qu’ils nous suggèrent d’utiliser pour rembourser une partie de la franchise lors du prochain dégât d’eau. Cette solution n’est cependant pas retenue car s’il survenait deux dégâts, seul le premier pourrait en bénéficier. Jean-Claude nous propose deux options : 1) faire une chèque de 57 $ à chaque syndicat ou 2) garder la ristourne dans le fonds du regroupement pour besoins collectifs futurs, tels une mise à jour de l’acte de copropriété, réévaluation, etc. L’option 2 est approuvée à l’unanimité par un vote à main levée.

10. ADHÉSION À L’ASCQ

Trois options d’adhésion à une association de copropriétaires sont discutées :
1) Renouvellement auprès de l’ASCQ au coût de 435 $/an
2) Adhésion à Condo Liaison (RGCQ) qui offre sensiblement les mêmes services que l’ASCQ (bulletins/consultations téléphoniques, etc.) au coût de 135 $/an
3) Adhésion à Condolegal.com qui est un service Internet auquel tous les copropriétaires peuvent s’inscrire individuellement sans frais.

L’option 2 est choisie à la majorité pour la prochaine année par un vote à main levée.

11. DISTRIBUTION DE NOUVEAUX BACS DE RECYCLAGE PAR LA VILLE

Cet été la Ville de Québec distribuera un gros bac de recyclage roulant de 360 litres à chaque numéro civique sur son territoire et par la suite, la collecte s’effectuera toutes les deux semaines. Nous pourrons continuer d’utiliser uniquement les petits bacs si nous le désirons, mais il faudra quand même accepter la livraison des gros bacs et ensuite appeler la Ville pour qu’ils viennent les récupérer. Nous recevrons des instructions sur la manière de procéder quelques semaines avant la livraison. Ceux qui décideront de conserver les nouveaux bacs devront penser à une solution esthétique pour le rangement.

12. NETTOYAGE DE L’ŒIL MAGIQUE POUR L’ÉCLAIRAGE EXTÉRIEUR

Si les lampadaires et lustres extérieurs à allumage automatique ne fonctionnent pas correctement, il faudrait nettoyer l’œil magique qui se trouve à l’arrière de l’immeuble, près du toit.

13. DISPOSITIONS CONCERNANT LES LOCATIONS

Suite à plusieurs questions soulevées dans la dernière année, lecture est faite des articles 12a), 12c), 12k), 12l) et 38 de notre déclaration de copropriété. Ces articles interdisent la location de chambres, sans toutefois interdire la location de la copropriété au complet à un seul locataire.

Des commentaires sont apportés à l’effet que la Régie du bâtiment exige qu’il y ait deux sorties dans les appartements en location, ce qui n’est pas le cas pour les chambres situées au sous-sol. Jean-Claude Carufel vérifie s’il existe des exigences ou des risques à ce sujet du côté de nos assurances.

14. APPEL DE CANDIDATURES POUR REMPLACER MARTIN CÔTÉ

M. Normand Dubé se porte volontaire et sa candidature est reçue avec plaisir.

15. VARIA

• Lavage des vitres extérieures : la compagnie L’Art de la transparence (Aqua-verre) est prête à faire le travail au début du mois de juin pour 80 $ par syndicat ou 25 $ par copropriété. M. Raymond Renaud demande aux intéressés de communiquer avec lui le plus tôt possible au 658-3936.
• Renvoi d’eau des laveuses : à noter qu’un débordement d’eau de la laveuse peut être causé par l’obstruction du drain, comme ce fut le cas chez Mme Guillot. Un plombier a dû ouvrir le mur pour être en mesure de nettoyer ce drain. Le coût : 75 $.
• Paiement de la franchise pour dégât d’eau : Jean-Claude Carufel explique à nouveau la procédure à suivre : le syndicat paie la franchise de 2 500 $ et la réclame ensuite au copropriétaire à l’origine du problème, qu’il s’agisse d’une négligence de sa part ou d’un simple accident. Celui-ci peut ensuite réclamer le montant à son assurance personnelle. Toutes les polices d’assurance comportent une clause pour « responsabilité civile » ou « insuffisance d’assurance ». Certaines compagnies pourront se montrer récalcitrantes, mais en bout de ligne, elles devront payer. À noter aussi que les compagnies d’assurance ne couvrent pas les dommages graduels (ex. : moisissures causées par les fuites d’eau).
• Rats : des copropriétaires sur notre rue ont découvert qu’à cause d’un clapet mal fermé, des rats avaient pénétré dans la tuyauterie menant à une chambre du sous-sol. Elles ont été alertées par des bruits de grattage sous la douche et avaient aussi remarqué des trous dans la cour. La Ville a fait un traitement d’extermination dans les égouts, mais a refusé de payer les réparations (1 000 $). Les assurances ne couvrent pas ce genre de problème, donc ce sont les copropriétaires qui ont payé la note. Les copropriétaires nous ont remis un schéma (copie jointe) indiquant l’emplacement des entrées de tuyaux au sous-sol. Afin d’éviter la prolifération de cette vermine, le regroupement enverra une note à tous les copropriétaires leur demandant de garder leurs sacs de poubelle dans des contenants fermés et de les mettre à la rue le plus tard possible le mercredi soir.
• Planchers de bois : Line Jacques explique les démarches faites pour savoir s’il existe des solutions acceptables pour l’installation de planchers de bois. Voir le document ci-joint pour les détails.
• Déneigement : plusieurs se plaignent du service de l’an dernier : entrées piétonnières moins bien déneigées qu’avant, neige des entrées jetée dans les stationnements, entrées non déneigées avant 7 h le matin, arrière de la voiture non dégagé. Jean-Claude Carufel organise une rencontre avec notre déneigeur M. Rousseau. M. Trottier demande à être présent à la rencontre.
• Portes : Mme Vogel demande s’il y a des spécifications particulières pour les portes extérieures des immeubles. Le seul critère mentionné par notre architecte était de maintenir l’uniformité et que les portes vitrées le soient sur la pleine hauteur. Jean-Claude Carufel a obtenu la sienne de Portes et fenêtres Giguère, au coût de 1 800 $. Au 1427, Judith Jobidon a fait affaire avec la Vitrerie Lévis.
• Ramassage des feuilles : les copropriétaires apprécieraient que tous les syndicats ramassent leurs feuilles pour qu’elles ne se retrouvent pas sur leur terrain.

FERMETURE DE L’ASSEMBLÉE

Sur proposition de Rachel Vogel, appuyée par Marie-Claude Roussel, l’assemblée est levée à 9 h 15.