1.  Adoption de l’ordre du jour

 Après ajout de quatre sujets, soit :

• Permis de déneigement
• Déclaration de copropriété
• Éclairage dans les passages
• Mesures de ralentissement de la vitesse sur la rue

    l’ordre du jour est adopté à l’unanimité sur proposition d’Isabelle Vincent, appuyée par Judith Rohlf.

 2.  Adoption du procès-verbal de la dernière réunion des administrateurs 

 Sur proposition de Lise Gauvreau, appuyée par Jules Marcotte, le procès-verbal de la réunion des administrateurs du 1 décembre 2009 est adopté à l’unanimité.

 3. Rappel des objectifs du regroupement 

 Simon Bégin revoit la mission du Regroupement, soit :

• Voir au respect de la servitude d’aspect
• Donner de l’information aux copropriétaires et administrateurs
• Coordonner certaines activités communes à toutes les copropriétés

 4. Situation financière du Regroupement

 Line Jacques présente les dépenses de roulement des trois dernières années qui sont de l’ordre d’environ 500 $ par an. Le total des cotisations annuelles étant de 840 $, après déduction des dépenses de roulement, il reste quelque 300 $ qui sont accumulés pour des dépenses spéciales. Le montant accumulé jusqu’à maintenant est de 1742 $ avant l’ajout des contributions de cette année. Les dépenses spéciales faites par le regroupement dans les dernières années sont : expertise architecturale, déneigement des trottoirs et évaluations de la valeur de reconstruction (nécessaires pour les assurances et à refaire aux cinq ans environ).

 5. Rappel des règles de la servitude d’aspect

 Claire Lavigne explique que des obligations légales sont reliées à nos copropriétés et présente des extraits des documents visant la servitude d’aspect :

 Extrait de la Déclaration de copropriété :

Page 1 – Préambule  3)

Cet immeuble bénéficie et est également sujet à une servitude d’aspect tel qu’établi aux termes d’un acte reçu devant le notaire soussigné le 3 juillet 1980, et dont copie a été enregistrée à Québec, le 15 juillet 1980, sous le numéro 989,347.

 Extrait de la Servitude d’aspect :

Les comparants déclarent établir par les présentes une servitude d’aspect par destination de père de famille quant à l’aspect extérieur des maisons érigées ou à être érigées sur les groupes d’immeubles ci-après mentionnés, notamment quant à la couleur des revêtements extérieurs desdites bâtisses de telle sorte que les matériaux utilisés pour le revêtement extérieur desdites bâtisses ainsi que le fini et la couleur de ceux-ci ne puissent être modifiés par rapport à la nature et à la couleur des revêtements extérieurs installés ou appliqués lors de la construction initiale, sans l’accord majoritaire des propriétaires desdits immeubles ici affectés mutuellement.

 Elle précise que toute modification à l’aspect extérieur des immeubles est soumise à la servitude d’aspect, et qu’elle doit donc être faite après avoir obtenu l’accord majoritaire de tous les copropriétaires de la rue.

 De manière générale, l’ensemble de l’aspect extérieur des immeubles est visé par la servitude. De manière plus spécifique, les éléments visés par la servitude d’aspect sont les matériaux, la couleur et le fini des revêtements extérieurs, notamment :

• La brique
• Les parements de cèdre et treillis
• Les fenêtres et panneaux décoratifs
• Les portes de patio
• Les garde-corps des balcons et limons des escaliers
• Les portes, mains courantes et cheminées
• Les balcons, perrons, et marches des escaliers
• Les toitures

Elle explique le bien-fondé d’une telle servitude d’aspect, soit : tous les copropriétaires doivent avoir l’assurance que l’apparence extérieure des édifices qui voisinent le sien ne feront pas l’objet de transformations majeures qui auraient pour effet de diminuer la valeur de leur propriété. En conclusion, elle nous fait remarquer qu’il est plus agréable de vivre dans un environnement harmonieux et plus facile de vendre quand vient le temps de quitter.

 Les spécifications de couleurs sont précisées sur le site Internet du regroupement (condosjeanroyer.com). Claire Lavigne demande aux administrateurs de communiquer avec elle pour toute question reliée à la servitude d’aspect.

 Elle a fait une tournée de la rue cette semaine et remarqué qu’il y a eu un relâchement des normes dans les dernières années, notamment : les portes de patio (certaines parties intérieures des portes sont visibles de l’extérieur – elles devraient être noires plutôt que blanches), les cadres de fenêtre près des portes (grandeur modifiée), dessus du petit mur qui va du balcon jusqu’au grand mur de cèdre (recouvert de fibre de verre alors qu’il devrait être de la couleur du cèdre).

 Un administrateur demande s’il y a obligation de peindre les cheminées. La réponse est oui car elles doivent être similaires aux cheminées d’origine en vertu de la servitude d’aspect. Il y a plusieurs années il avait été convenu de les laisser à nu, car la Quincaillerie Durand affirmait que leur fournisseur  annulerait la garantie si elles étaient peintes. Cependant, après avoir communiqué avec ce fournisseur, nous avons obtenu une confirmation écrite que la garantie serait maintenue, même si elles étaient peintes. Il est ensuite convenu de discuter à nouveau de ce sujet lors de la prochaine assemblée de tous les copropriétaires.

  6. Avis du Service des incendies de la Ville de Québec

 Une copropriété de notre rue a reçu un avis du Service de prévention des incendies concernant l’accumulation de matériel dans les espaces communs du sous-sol. En vertu des règlements de la Ville de Québec (RVQ 1207 – art. 9) les issues et les accès aux issues de tout bâtiment doivent être libres en tout temps et (RVQ 1207 – art. 4) les chambres d’équipement électrique doivent rester fermées à clé pour empêcher quiconque n’est pas autorisé d’y avoir accès.  Recommandation : enlever tous les objets dans le corridor. Il ne doit pas avoir présence d’entreposage dans un accès à l’issue.

 7. Murets et marches

 Simon Bégin mentionne que les murets et marches de pruche sont fréquemment endommagés, notamment par le déplacement des bacs de vidange et le déneigement. Certains copropriétaires voudraient changer leurs murets et marches. Il demande aux administrateurs s’ils croient opportun d’obtenir un avis d’expert pour le remplacement de la pruche par un autre matériau. Cette demande est approuvée sur proposition de Jean Claude Carufel, appuyé par Judith Rohlf,

 Sur proposition de Jean Claude Carufel, appuyé par Judith Jobidon, il est également convenu qu’aucun syndicat ne procèdera à une réfection de ses murets et marches qui impliquerait un changement de matériau avant que cette expertise ne soit faite.

 8. Permis de déneigement

 Le règlement municipal exigeant un permis de déneigement pour déposer la neige à la rue n’avait pas été appliqué dans notre rue avant l’hiver 2010-11. À la fin de l’année 2011 notre déneigeur a reçu plus de 8 000 $ d’amende vu l’absence de permis. La majorité des copropriétaires ont alors rapidement obtenu un permis pour l’année en cours.

 Suite aux démarches de Jean Claude Carufel et de Simon Bégin après de divers représentants de la Ville de Québec, il a été convenu que la Ville n’exigerait pas de permis pour l’année 2011-2012 de la part de ceux qui avaient payé leur permis 2010-2011, vu que nous avions été informés de l’application du règlement seulement à la fin de l’année. À partir de cette année, il n’y aura aucun passe-droit. La Ville a été très ferme à ce sujet. Ces permis doivent être affichés à un endroit visible de la rue.

 Autant les résidents que notre déneigeur s’exposent à de fortes amendes aux endroits où il n’y aura pas de permis. Notre déneigeur aura comme directive de ne pas déneiger ces stationnements.

 9.  Déclaration de copropriété

 Simon Bégin explique avoir réalisé des démarches auprès de notaires relativement à la révision des déclarations de copropriété de la rue. Il mentionne que la réforme du Code civil de 1994 aurait changé certaines règles de la copropriété, ce qui fait que certaines clauses de nos déclarations sont contraires aux dispositions du Code civil. En cas de divergence entre les deux, ce sont les dispositions du nouveau Code civil qui seraient appliquées. Cette situation pourrait causer de la confusion et induire des copropriétaires en erreur. Il est donc recommandé par les notaires de procéder à une réécriture de nos déclarations. Pour ce travail, les honoraires des notaires Côté, Taschereau Samson Demers consultés par Simon, seraient d’approximativement :

• Première déclaration :                    4 000 $
• 20 déclarations subséquentes :   2 000 $ chacune
• Servitude d’aspect                            1 000 $

Chaque syndicat devra éventuellement renouveler sa propre déclaration. Il n’est pas possible d’avoir une seule déclaration de copropriété pour toute la rue, car nous serions alors tenus d’avoir une seule administration pour toute la rue. Il n’y a pas urgence de procéder à la réécriture, mais les syndicats devraient prévoir un montant à cet effet dans leurs budgets pour le faire éventuellement. Simon fera éventuellement d’autres démarches au nom du Regroupement auprès d’autres notaires pour obtenir de meilleurs prix.

 10. Assemblée des copropriétaires en 2013

 Une réunion de tous les copropriétaires est prévue pour 2013. Les administrateurs suggèrent que les points suivants soient mis à l’ordre du jour :

• Ressources disponibles pour aider à résoudre les conflits
• Responsabilités des locataires
• Comment bien vivre en copropriété pour les nouveaux copropriétaires

 11. Varia

 Déneigement : on demande s’il serait possible de changer de contracteur, car le travail n’est pas toujours bien fait. Jean Claude signalera la plainte à A. Rousseau. Également, le dépôt de la neige du côté sud de la rue cause des problèmes aux résidents de ce secteur. Nous n’avons pas le choix, car c’est la Ville qui ramasse la neige et qui a décrété cet endroit, autrement nous devrions assumer le coût du transport de la neige, ce qui entraînerait des coûts faramineux.

Chauffe-eau : l’installation d’un grand bassin sous les quatre chauffe-eau, avec boyau d’évacuation dirigé vers le drain, peut être une solution intéressante pour éviter les dégâts d’eau.

Clapet anti-refoulement : n’est pas au même endroit dans toutes les copropriétés. Se trouve souvent dans la chambre du sous-sol appartenant à la copropriété située aux 2^e étage à l’avant de l’immeuble, mais on en trouve aussi dans le corridor ou sous l’escalier du sous-sol.

Éclairage du rez-de-chaussée : le facteur s’est plaint du peu de clarté dans certains corridors d’entrée. Une copropriété a installé un détecteur de mouvement. Également, les senseurs contrôlant les heures d’éclairage peuvent être ajustés pour démarrer plus tôt.

Diminution de la vitesse sur la rue : un administrateur constate qu’il y a beaucoup d’automobilistes extérieurs qui roulent très vite dans la rue.  Il suggère de mandater le Regroupement d’effectuer des représentations auprès de la Ville afin d’installer des mesures de modération de la vitesse (dos d’âne) aux coins sud-est et sud-ouest de la rue et possiblement, de marquer une limite de vitesse sur la rue, car il y a de forts risques d’accidents présentement. Sur proposition d’Alain Tremblay, appuyé par Judith Jobidon, cette proposition est adoptée.

Et l’assemblée est levée à 20 h 30.