ÉTAIENT PRÉSENTS :

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1. Ouverture de l’assemblée et adoption de l’ordre du jour

Simon Bégin préside l’assemblée et souhaite la bienvenue à tous. Après ajout de deux sujets au point Varia (cheminées et bardeaux BP), l’ordre du jour est adopté.

2. Procès-verbal de l’assemblée des copropriétaires du 27 novembre 2013

Sur proposition de Mme Lise Gauvreau, appuyée par M. Jules Marcotte, le procès-verbal est adopté à l’unanimité.

3. Le Regroupement

Simon Bégin fait un rappel de la mission du Regroupement qui est essentiellement de veiller au respect de la Servitude d’aspect, de donner de l’information aux copropriétaires et administrateurs, ainsi que coordonner certaines activités communes à tous, comme par exemple, le déneigement. En rassemblant nos efforts, ensemble nous sommes plus forts.

Il présente les membres du Comité restreint du Regroupement et indique que le comité est à la recherche de nouveaux membres.

Il présente également l’état des finances du Regroupement. Le 31 octobre 2014, le solde en banque était de 2 228 $. La prochaine dépense importante sera probablement une évaluation de la valeur de reconstruction de nos bâtisses que nous verrons au point 8 de l’ordre du jour.

4. Servitude d’aspect

Claire Lavigne souligne un certain nombre de critères qui ne sont pas respectés, soit les toitures (devraient être d’une couleur uniforme et non en deux tons), les fenêtres verticales adjacentes aux portes d’entrée (devraient être brunes comme les fenêtres et non de la même couleur que les portes), les portes (les vitres et les moustiquaires devraient être installées sur la pleine hauteur des portes et non seulement sur une moitié) la couleur des treillis (devrait être acajou), la pruche (devrait être naturelle –  ce qui est contesté puisqu’elle était créosotée au début), ainsi que la construction d’un muret en façade d’un immeuble. Les seuls critères qui sont respectés intégralement sont la couleur du cèdre et les couleurs accent. Étant donné toutes ces entorses à la servitude, elle suggère de laisser le libre choix aux gens en ce qui concerne l’aménagement paysager. L’aménagement paysager fera l’objet d’un vote au point 7 de l’ordre du jour.

Une remarque est formulée à l’effet que, même si tout n’est pas aussi parfait qu’on le souhaiterait,  l’harmonie de l’ensemble de la rue aurait grandement souffert si le Regroupement n’avait pas agi pour le respect de la servitude d’aspect, ce qui suscite l’assentiment général.

5. Responsabilités des locataires

Les locataires ont l’obligation de respecter la déclaration ainsi que les règlements et doivent signer et remettre au Syndicat un Engagement à cet effet. Un formulaire type pour cet Engagement est disponible sur le site Internet du Regroupement (condosjeanroyer.com).

5. Déneigement et permis de déneigement

Permis de déneigement : il est important que tous se procurent ce permis, car la Ville impose d’importantes amendes aux contrevenants et nous courons le risque que la ville cesse de ramasser la neige si nous ne nous conformons pas à ce règlement municipal.  Le coût du permis est relativement minime, soit environ 100 $ par année.

Des copropriétaires demandent s’il est possible de faire affaire avec un entrepreneur autre que M. Rousseau. Simon Bégin explique que le Regroupement ne peut forcer les copropriétaires à utiliser le même entrepreneur, mais qu’en se regroupant nous bénéficions d’un meilleur prix. Une administratrice qui a fait des démarches auprès d’un autre entrepreneur confirme que le prix offert était beaucoup plus élevé.  Des commentaires sont émis à l’effet que déjà, avec deux déneigeurs sur la rue, il est difficile de savoir quand déplacer les voitures. S’il fallait qu’il y ait un plus grand nombre déneigeurs, ce serait la confusion générale.

7. Projet de remplacement de la pruche

Beaucoup de questions et commentaires sont émis avant de passer au vote :

• Q. Est-ce que le prix proposé serait moins élevé si plusieurs faisaient faire les travaux en même temps ? R. Possiblement, mais il est peu probable que plusieurs soient prêts à faire les travaux en même temps.
• Il y a beaucoup de réparations coûteuses à faire sur nos immeubles, il vaudrait mieux mettre la priorité sur le bâtiment plutôt que sur l’aménagement paysager.
• Q. Existe-t-il une garantie sur les matériaux ? R. Les matériaux oui, mais le travail est rarement garanti. Il est important de faire affaire avec un entrepreneur qualifié pour assurer la durabilité de l’aménagement. L’entrepreneur qui nous a remis trois soumissions en septembre 2014 (Les Embellissements Ricour) nous a été recommandé par le fournisseur de matériaux (Pelouses Boulet).
• Avec la pruche, on ne refait pas l’aménagement au complet en une seule fois, on remplace les matériaux endommagés au fur et à mesure.
• Le bois utilisé présentement est un bois traité qui est beaucoup plus durable que les pruches que nous avions à l’origine.
• L’aménagement de murets de béton pourrait augmenter la plus-value de nos copropriétés, mais pourrait aussi augmenter nos taxes.
• Q. Il existe des matériaux de thermoplastique qui ressemblent beaucoup aux matériaux actuels, mais qui sont beaucoup plus durables. Est-ce que nous avons vérifié la possibilité d’utiliser ces matériaux ? R. Oui et on nous a dit que ces matériaux ne sont pas adaptés à nos aménagements.

On passe ensuite au vote.

Première question :

Souhaitez-vous modifier la servitude d’aspect pour permettre le remplacement du bois par du béton dans le choix des matériaux des aménagements paysagers?

Résultat du vote :

            Oui :                20

            Non :               12

            Abstention :       3

Question 2 : (options d’application)

• Option 1: Période de 10 ans pour effectuer le remplacement des matériauxOui :                  1
• Option 2: Cohabitation des deux types de matériaux sans limite de tempsOui :                30
• Abstention :       4
• Nonobstant les résultats du vote, il ne peut être que consultatif vu que nous n’avons pas un nombre suffisant de copropriétaires à l’assemblée pour rendre le vote officiel. Le quorum exige la présence de 41 personnes, alors que seulement 36 copropriétaires sont présents. Une administratrice suggère que, pour finaliser la question, chaque administrateur se charge d’obtenir la signature de tous les copropriétaires de son syndicat sur un formulaire de vote, ce qui est reçu positivement. Le Comité du Regroupement verra à trouver une façon de procéder.

D’ici là, si des murets ou des bordures doivent être remplacés, il faudra utiliser de la pruche.

8. Évaluation de la valeur de reconstruction

Les assureurs recommandent que la valeur de reconstruction de nos bâtisses soit réévaluée aux 5 ans. Cet exercice a été fait en 2010, donc il est recommandé de le refaire en 2015. Cette réévaluation serait payée à même les fonds du Regroupement. Deux soumissions ont été obtenues : 750 $ et 1 250 $ + taxes.  Un copropriétaire indique que les compagnies d’assurance font gratuitement cette évaluation et demande pourquoi nous devrions payer pour la faire faire. Un évaluateur professionnel présent à l’assemblée répond que les assurances ont tendance à surévaluer les valeurs de reconstruction. Il est important d’avoir une évaluation juste, car si nous n’assurons pas au minimum 80% de la valeur de reconstruction, en cas de réclamation, même inférieure au montant assuré, l’assureur ne paiera pas la réclamation au complet.

Sur proposition de Thérèse Samson, appuyée par Louise Roberge, la dépense est approuvée pour 2015.

9. Recherche d’un nouveau président et de bénévoles

Simon Bégin démissionnera bientôt de son poste de président en raison d’un déménagement prochain. Il offre d’assurer la transition avec un nouveau président. Aucun candidat ne s’offre spontanément pour le remplacer, mais M. Vianney Turcotte réfléchira à la question.

Simon demande également la participation de bénévoles au comité, notamment pour prendre en charge

• Le déneigement : Marie Chatigny se porte volontaire
• Les contacts avec la Ville : Jocelyne Hardy délègue son conjoint Gilles Morin
• La servitude d’aspect : poste encore ouvert
• Les communications : poste encore ouvert
• Projets spéciaux : Marion Ferney et Lise Gauvreau
• Soutien technique pour le site Internet : Judith Rohlf

Des remerciements sont ici adressés à Jean Claude Carufel pour avoir, sans aucuns frais, fait développer le site Internet du Regroupement et l’avoir supporté pendant plusieurs années. Il nous prête également gratuitement l’équipement de projection pour nos réunions.

10. Projet pilote de médiation

La Chambre des notaires a mis en place un projet pilote d’une durée d’un an pour la résolution des conflits en copropriété. Elle offre quatre séances d’une durée d’une heure, sans frais. Les détails sont disponibles sur le site Internet de la Chambre à l’adresse suivante : http://www.cnq.org/fr/mediation-en-copropriete.html

11. Varia

Les cheminées

• Q. Font-elles partie des aires communes? R. Oui.
• Q. Est-ce que les frais d’entretien relèvent du syndicat? R. Non, ces frais sont à la charge de chaque copropriétaire.
• Q. Si ma cheminée est non conforme est-ce  le syndicat qui paie pour la rendre conforme? R.Lorsque de nouvelles normes sont émises, elles ne le sont généralement pas rétroactivement, donc tant et aussi longtemps que les cheminées ne sont pas changées pour un autre type de cheminée, les normes originales s’appliquent. Un copropriétaire signale que le rapport du ramoneur confirmant que la cheminée est conforme suffit normalement aux assureurs. Par contre, le remplacement des cheminées pour usure normale est à la charge du syndicat.Location de chambres

Une copropriétaire demande s’il est nécessaire de procéder par acte notarié pour permettre la location des pièces du sous-sol ou si, légalement, une simple entente entre copropriétaires suffit. Line Jacques explique la distinction entre un règlement (entente entre copropriétaires) et une modification de la déclaration de copropriété (qui exige un acte notarié): la déclaration permet l’adoption de règlements, mais à la condition que ceux-ci ne soient pas contraires aux dispositions de la déclaration. Vu que la déclaration interdit la location de chambres, dans ce cas-ci, il faudrait nécessairement une modification notariée de la déclaration.

On demande également quels sont les risques associés à la location de chambres. Cet aspect reste à vérifier.

Q. Est-ce qu’un règlement peut être adopté à l’effet que chaque copropriétaire soit responsable du remplacement de ses fenêtres? R. La déclaration n’interdit pas une telle entente, mais elle n’est pas recommandée puisqu’elle comporte le risque qu’un nouvel acheteur réclame le paiement de ses fenêtres par le syndicat en vertu des dispositions de la déclaration.

Bardeaux BP

Un recours collectif a été intenté contre la compagnie BP suite à de nombreux cas où leurs bardeaux n’ont pas respecté leur durée de vie garantie de 25 ans. Un règlement a été conclu suite à ce recours et les propriétaires admissibles peuvent bénéficier d’une indemnisation calculée en fonction de la durée de vie réelle des bardeaux vs la durée de vie garantie. Des syndicats de notre rue ont pu obtenir des indemnisations de plus de 2 000 $ dans le cadre de ce règlement. La marche à suivre pour soumettre une réclamation est disponible sur le site suivant :  http://www.bpreglementbardeau.com.

Clôture de l’assemblée

Et l’assemblée est close à 21 h.